לקוחות למנהלת חשבונות: איך בונים תיק לקוחות חודשי (ריטיינר) בלי לרדוף אחרי כל לקוח

המדריך מיועד למנהלות ומנהלי חשבונות ולחשבות וחשבי שכר, רבים מהם עובדים מהבית או ממשרד קטן. בסופו תדעו להבדיל בין שאלה חד פעמית לבין לקוח שיישאר שנים, ומה לכתוב בכל שלב כדי שהקשר יהפוך להסדר חודשי ולא לטובה של פעם אחת.

איפה מחפשים היום מנהלת חשבונות או חשבת שכר?

בקבוצות העסקים בפייסבוק, בשרשור שנפתח בשאלה. בעל עסק או בעלת עסק שצריכים תלוש, דיווח למע"מ או מישהו שינהל את הספרים כותבים את זה בפומבי, ומבקשים המלצות מחברי הקבוצה לעיתים עוד לפני חיפוש ברשת.

בקבוצות עסקים חוזרות שוב ושוב חמש בקשות טיפוסיות, והן מגיעות מאנשים במצבים שונים מאוד:

• מעסיק חדש - צריך תלושים לעובד הראשון, לפעמים בן משפחה או עובד במשרה חלקית.
• שאלת חישוב - פדיון ימי חופשה, שעות נוספות או טופס 161 בסיום העסקה.
• עסק קטן שגדל - צריך הנהלת חשבונות שוטפת ודיווח קבוע למע"מ.
• מעבר מעוסק לחברה - צריך מישהו שינהל ספרים מסודרים מהיום הראשון.
• שאלת מחיר - "כמה זה אמור לעלות?", בלי פרטים נוספים.

לידיפיי (Leadify AI) היא שירות של סוכני AI שקוראים את הקבוצות האלה ומתריעים לכם בזמן אמת, במייל ובהתראה לנייד, כשמישהו באזור שלכם כותב שהוא מחפש את השירות שאתם נותנים. ההמשך כאן נכון גם אם אתם סורקים את הקבוצות בעצמכם.

אילו פוסטים מבשרים על לקוח חודשי?

פוסטים שמתארים מצב מתמשך, לא אירוע. מעסיק עם עובד יצטרך תלוש בכל חודש, ועסק שעובר לחברה יצטרך הנהלת ספרים לאורך כל השנה. שאלה על חישוב אחד, לעומת זאת, נגמרת בתשובה אחת - אלא אם היא חושפת צורך גדול יותר.

כך כדאי לקרוא כל סוג פוסט לפני שמחליטים כמה מאמץ להשקיע בו:

הכלל המעשי: הסימן החזק ביותר לצורך חודשי הוא עובד ראשון או מחזור שגדל. כדאי לענות גם על שאלות בודדות, אבל את המאמץ המכירתי שומרים לפוסטים מהשורות הראשונות בטבלה. כך עובדים גם רואי החשבון, כפי שפירטנו במדריך על לידים לרואי חשבון ומנהלי חשבונות.

איך עונים על שאלת שכר בפומבי?

עונים על השאלה עצמה, באופן מלא, לפני שמציעים משהו. מי ששאל על פדיון ימי חופשה רוצה תשובה, ומי שנותנת אותה בחינם ובבהירות נראית בעיני כל הקבוצה כמי שכדאי לפנות אליה.

שימו לב למה שאין בתשובה הטובה: אין מחיר, אין שבחים עצמיים ואין לחץ. יש בה תשובה ועוד צעד אחד שהשואל לא חשב עליו. זה בדיוק הרגע שבו הוא מבין שעדיף שמישהו מקצועי יחזיק את התיק לאורך זמן.

זהירות עם פרטים: עדיף להסביר את העיקרון ולא לתת מספר סופי בלי לראות את הנתונים. טעות פומבית בחישוב שכר נשארת בשרשור הרבה אחרי שתוקנה.

ההודעה הפרטית הראשונה: קצרה, אחרי שפנו אליכם

ההודעה הפרטית הראשונה נשלחת רק אחרי שהשואל או השואלת הגיבו או ביקש פרטים. היא מזכירה את השאלה מהשרשור, מוסיפה דבר מועיל אחד, ומציעה צעד קטן וברור. שלוש או ארבע שורות מספיקות.

הודעה כזאת נותנת ערך לפני שהיא מבקשת משהו, ולכן קל לענות לה. המבנה המלא של הודעה כזו, עם דוגמאות לכל מקצוע, נמצא במדריך על ההודעה הראשונה ללקוח פוטנציאלי.

איך הופכים עבודה חד פעמית ללקוח ריטיינר?

מציעים את ההמשך בזמן שהעבודה הראשונה עוד טרייה, ובמונחים של הבעיה שהלקוח כבר הרגיש. מי שסגרתם לו פיגור של חצי שנה יודע בדיוק כמה עולה הבלגן, ולכן זה הרגע הנכון להציע דרך שזה לא יחזור.

ההצעה: מה הלקוח מקבל כל חודש, לא כמה שעות

לקוח קונה שקט, לא שעות עבודה. הצעה שמתארת תוצאה חודשית ברורה מתחדשת כמעט מעצמה, והצעה שמתארת שעות מזמינה ויכוח בכל חודש על מה שנעשה בפועל.

חבילה שמתחדשת: ארבעה רכיבים

חבילה חודשית טובה למנהלת חשבונות או לחשבת שכר בנויה מארבעה רכיבים קבועים, שהלקוח יכול לבדוק בעצמו:

• היקף מוגדר - כמה תלושים, כמה חשבוניות בחודש, ומה נחשב חריגה.
• תאריך קבוע - מתי הלקוח שולח מסמכים ומתי הדיווח יוצא.
• מחיר חודשי אחד - בלי חשבון שעות שמשתנה מחודש לחודש.
• נקודת עדכון - מתי המחיר נבדק מחדש, למשל כשמתווסף עובד.

לגבי המחיר עצמו: לא מצאנו טווח מחירים שפורסם במקורות בלתי תלויים, ובפועל הוא נגזר מהיקף התיעוד, ממספר העובדים ומסוג הישות. לכן עדיף להסביר ללקוח ממה המחיר מורכב ולא לזרוק מספר בשרשור.

שומרים על הלקוח: קצב חודשי קבוע ושיחה קצרה

לקוח ריטיינר עוזב לא פעם כשהוא מרגיש שהוא לא שומע מכם, ולא רק בגלל המחיר. קצב חודשי צפוי - תזכורת לשליחת מסמכים, אישור שהדיווח יצא ועדכון של שתי שורות - מראה לו שמישהו מחזיק את התיק גם כשהכול שקט.

פעם ברבעון שווה שיחה של רבע שעה: מה השתנה בעסק, אם נוסף עובד, אם מתוכנן מעבר לחברה. השיחה הזאת שומרת על הלקוח, ולעיתים קרובות היא גם מגלה את העבודה הבאה. איך בונים מעקב כזה בלי לשכוח אף אחד, הסברנו במדריך על מעקב אחרי לקוחות פוטנציאליים.

מה שנכון ללקוח אחד נכון גם לתיק כולו: הכנסה יציבה נבנית מכמה לקוחות חודשיים שנכנסים בהדרגה, ולא מגל של פניות בחודש אחד. על הבנייה הזאת כתבנו במדריך על זרם לקוחות קבוע לעסק.

מה מנהלת חשבונות לא רשאית לעשות, ולמה רואה חשבון הוא שותף ולא מתחרה

יש עבודה שמנהלת חשבונות אינה רשאית לעשות לבד. לפי חוק הסדרת העיסוק בייצוג על ידי יועצי מס, סעיף 9(א), רק יועץ מס מייצג או מי שרשאי לכך לפי חוק אחר, כמו רואה חשבון או עורך דין, עוסק בייצוג נישומים. גם דוחות כספיים מבוקרים של חברה נחתמים בידי רואה חשבון.

בעולם הזה יש גם רמות הסמכה: משרד העבודה מעניק תעודות מנהל חשבונות סוג 2 וסוג 3 למי שעבר את הבחינות, וכדאי להציג ללקוחות בדיוק את מה שאתם מוסמכים לעשות, ולא יותר. המדריך הזה הוא מידע כללי ואינו ייעוץ משפטי.

הגבול הזה הוא מקור טוב להפניות. רואה חשבון שאין לו זמן לקליטת חשבוניות ולתלושים צריך מנהלת חשבונות אמינה, ומנהלת חשבונות שהלקוח שלה עובר לחברה צריכה רואה חשבון לדוחות. שיתוף פעולה קבוע בין השניים מזין את שני התיקים.

את הצד של רואי החשבון פירטנו במדריך על לקוחות חדשים לרואה חשבון, ואיך בונים רשת שממליצה עליכם באופן קבוע, במדריך על רשת ממליצים מפה לאוזן.

מה חשוב לזכור

לקוחות למנהלת חשבונות ולחשבת שכר שווים הכי הרבה כשהם חודשיים. כל השלבים כאן נועדו להגיע לשם:

• עובד ראשון או עסק שגדל הם הסימן החזק ביותר לצורך חודשי.
• בשרשור עונים על השאלה עצמה, בלי מחיר ובלי שבחים עצמיים.
• הודעה פרטית נשלחת רק אחרי שפנו אליכם, ובה ערך אחד וצעד אחד.
• את ההמשך החודשי מציעים מיד בסיום העבודה החד פעמית, כשהבעיה עוד טרייה.
• חבילה מתחדשת כוללת היקף מוגדר, תאריך קבוע, מחיר חודשי אחד ונקודת עדכון.
• ייצוג מול רשויות המס שמור ליועץ מס, לרואה חשבון ולעורך דין - ושיתוף פעולה איתם מביא הפניות.